Quy trình dịch thuật chuẩn chất lượng gồm những bước nào?
1. Phân tích tài liệu gốc:
Trước khi bắt đầu quá trình dịch, Người dịch tại Công ty dịch thuật 247 cần tiến hành phân tích kỹ lưỡng tài liệu gốc. Việc này bao gồm xác định lĩnh vực chuyên môn (ví dụ: pháp lý, y tế, kỹ thuật…), độ dài văn bản, định dạng file và ngôn ngữ nguồn.
Ngoài ra, Người dịch cần làm rõ yêu cầu của khách hàng như mục đích sử dụng bản dịch, đối tượng người đọc, phong cách viết và các yêu cầu đặc biệt khác (ví dụ: sử dụng thuật ngữ riêng, dịch có công chứng…).
2. Lập kế hoạch dịch thuật:
Sau khi phân tích tài liệu, người quản lý dự án hoặc người dịch cần lên kế hoạch cụ thể cho quá trình dịch. Kế hoạch này bao gồm lựa chọn người dịch phù hợp với chuyên môn, phân công nhiệm vụ (dịch – hiệu đính – rà soát),
Xác định thời gian hoàn thành, lựa chọn phần mềm hỗ trợ dịch (CAT Tools như Trados, MemoQ…), và chuẩn bị bảng thuật ngữ nếu cần thiết để đảm bảo tính nhất quán.
3. Dịch lần đầu (Translation):
Bản dịch đầu tiên được thực hiện bởi người dịch có chuyên môn phù hợp. Trong quá trình này, người dịch cần đảm bảo chuyển tải chính xác nội dung và ý nghĩa của tài liệu gốc sang ngôn ngữ đích, đồng thời duy trì phong cách, sắc thái và chuẩn ngữ pháp.
Các thuật ngữ chuyên ngành phải được sử dụng đúng theo quy ước, và văn phong phải phù hợp với văn hóa người đọc mục tiêu.
4. Hiệu đính (Editing):
Sau khi bản dịch đầu tiên hoàn thành, Trưởng phòng cấp cao (khác với người dịch) sẽ tiến hành hiệu đính. Biên dịch viên sẽ so sánh bản dịch với văn bản gốc để phát hiện và chỉnh sửa các lỗi liên quan đến ngữ pháp, từ vựng, cú pháp và diễn đạt.
Giai đoạn này đảm bảo rằng nội dung bản dịch là chính xác, rõ ràng và tự nhiên như văn bản gốc.
5. Rà soát chất lượng (Proofreading)-Quy trình dịch thuật:
Giai đoạn này tập trung vào việc rà soát bản dịch đã hiệu đính để phát hiện những lỗi nhỏ còn sót lại như lỗi chính tả, dấu câu, định dạng hoặc lỗi đánh máy.
Ngoài ra, Người dịch rà soát cũng kiểm tra sự nhất quán về cách dùng thuật ngữ, cách viết tên riêng, số liệu, đơn vị đo lường và các yếu tố định dạng.
6. Kiểm tra định dạng và bố cục- bước quan trọng trong Quy trình dịch thuật chuẩn
Bản dịch sau khi hoàn thiện nội dung sẽ được định dạng lại sao cho giống với bố cục của tài liệu gốc. Điều này bao gồm căn lề, font chữ, kích thước, cách trình bày bảng biểu, hình ảnh và ký hiệu.
Nếu khách hàng yêu cầu bản dịch được in, đóng dấu hoặc trình bày theo mẫu riêng, đội ngũ dịch thuật sẽ xử lý theo đúng yêu cầu.
7. Đánh giá nội bộ (QA/QC):
Một bước kiểm tra chất lượng nội bộ có thể được thực hiện để đảm bảo toàn bộ quy trình dịch thuật tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng của công ty hoặc chứng chỉ quốc tế như ISO 17100.
Đội ngũ QA có thể dùng checklist để đánh giá mức độ chính xác, logic, đầy đủ và nhất quán của bản dịch. Phản hồi từ giai đoạn này giúp cải thiện quy trình về sau.
8. Lưu trữ và bảo mật tài liệu:
Tài liệu dịch sau khi hoàn thành sẽ được lưu trữ cẩn thận trong hệ thống của đơn vị dịch thuật. Việc lưu trữ giúp dễ dàng truy xuất khi khách hàng cần cập nhật hoặc điều chỉnh sau này.
Đồng thời, công ty phải tuân thủ các quy định bảo mật, không tiết lộ nội dung cho bên thứ ba, đặc biệt với các tài liệu mang tính pháp lý hoặc nội bộ doanh nghiệp.
Các chính sách về chất lượng, bảo mật, quy định,… về bản dịch thuật trong Quy trình dịch thuật
Nhân viên tại Công ty dịch thuật 247 tại công ty hoặc cộng tác viên dịch thuật phải ký bản cam kết bảo mật thông tin khách hàng với công ty, tuyệt đối không được tiết lộ nội dung tài liệu cho bất kỳ ai.
Sau khi hoàn thành bản dịch, bộ phận dịch phải bàn giao toàn bộ bản gốc và bản dịch (bản cứng hoặc bản mềm) cho bộ phận quản lý tài liệu của công ty.
- Công ty ký cam kết bảo mật thông tin với khách hàng nếu khách hàng yêu cầu. Khi chưa được sự đồng ý hoặc uỷ quyền bằng văn bản, email, hoặc phương tiện liên lạc khác của khách hàng, công ty không được phép tiết lộ nội dung tài liệu cho bất cứ bên thứ ba nào không liên quan hoặc không được uỷ quyền.
- Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép tài liệu khách hàng của nhân viên tại công ty, hoặc mang tài liệu của khách hàng ra khỏi công ty dưới bất kỳ hình thức nào nếu chưa được khách hàng hoặc công ty đồng ý bằng văn bản, email, hoặc các phương tiện liên lạc khác.
- Dữ liệu chuyên môn của từng dự án dịch thuật sẽ được lưu trữ một cách hệ thống, khoa học để dễ dàng tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
- Mọi tài liệu gốc của khách hàng sẽ được xóa khỏi hệ thống máy tính của nhân viên và các cấp quản lý theo yêu cầu của khách hàng sau khi tài liệu được bàn giao cho khách hàng.
- Công tác hủy tài liệu được giám sát dưới sự quản lý chặt chẽ của cấp quản lý bằng phương tiện, hệ thống phần mềm hiện đại và không có khả năng hồi phục dữ liệu.
- Mọi cá nhân có trách nhiệm bảo mật thông tin và tài liệu của khách hàng nêu trên bị ràng buộc bởi chính sách bảo mật của công ty.
Nếu vi phạm bất kỳ quy định nào trong chính sách này đều có thể phải chịu các hình thức kỷ luật bao gồm cả chấm dứt hợp đồng lao động hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật.
***************************************************************
Mọi thắc mắc của quý khách hãy đến với Công ty Dịch thuật 247, chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời nhất! và sẵn sàng là người bạn đồng hành cùng quý khách hàng trong suốt quá trình làm việc. LH tư vấn 247: 09876.888.29
